Excite

Financiële administratie: kassabon bewaren

Ondernemers zijn verplicht om zeven jaar lang hun kassabonnen te bewaren voor de financiële administratie. Maar veel kassabonnen vervagen na verloop van tijd. Gelukkig is het sinds 2008 ook toegestaan om kassabonnen in digitale vorm te bewaren. Mits deze zeven jaar beschikbaar blijven voor de fiscus. Waarom worden ondernemingen verplicht gesteld tot het kassabon bewaren?

Kassabon bewaren: een vast onderdeel van de boekhouding

Iedere onderneming is wettelijk verplicht om de administratie van het bedrijf, oftewel boekhouding, zorgvuldig bij te houden. Uit de administratie moet duidelijk blijken hoeveel belasting de onderneming na ieder boekingsjaar verschuldigd is aan de fiscus. De fiscus ziet er dan ook streng op toe dat de boekhouding alle uitgaven en inkomsten dekt. Als norm geldt: hoe groter het bedrijf, hoe complexer de boekhouding. Winkeliers volstaan meestal met hun kassabon te bewaren. Grotere ondernemingen dienen te voldoen aan complexere regels.

Bewaarplicht van kassabonnen

Over het algemeen geldt er een bewaarplicht van zeven jaar voor het kassabon bewaren. Hoewel de meeste kassa's zijn verbonden met een computer die de transactie digitaal registreert, moest tot aan 2008 ook de papieren versie bewaard worden. Onder kassabonnen vallen ook ondertekende verkoopfacturen. Sinds 2008 heeft het Ministerie van Financiën aangegeven dat bedrijven volstaan met het digitaal bewaren van hun kassabonnen. Mits deze bestanden wel zeven jaar lang toegankelijk blijven voor de fiscus.

Vervagen van kassabon

Het digitaal bewaren van kassabonnen levert grote voordelen op voor ondernemingen. Eerder moesten er vaak extra kopieën worden gemaakt van oudere kassabonnen, omdat veel bonnen worden uitgeprint met een bepaald soort inkt dat na verloop van tijd vervaagt. Veel kassabonnen werden hierdoor onleesbaar en dit leverde grote problemen op met de fiscus. Een ander bijkomend voordeel is dat er geen opslagruimte meer hoeft te worden gereserveerd voor het bewaren van de fysieke administratie.

Kassabon bewaren bij aanschaf

Hoewel digitale opslag van de kassabonnen sinds 2008 volstaat, is het belangrijk voor kleinere ondernemingen om bij de aanschaf van kantoorartikelen of andere bedrijfsproducten wel de kassabon te bewaren in fysieke vorm. Je moet natuurlijk wel kunnen verantwoorden waarom je van bepaalde uitgaven de btw er aftrekt of bepaalde kosten van de belastingaangifte afhaalt.

Holland - Excite Network Copyright ©1995 - 2017